Как многим известно, в Microsoft Office Excel есть возможность использовать книгу одновременно несколькими пользователями, размещая ее в корпоративной сети. По своему опыту и опыту моих коллег могу сказать, что, по меньшей мере, 60% муниципальных юристов используют выше упомянутую книгу для учета и ведения судебных дел. Изучив данный метод, сам по себе напрашивается вывод – использование общей книги тормозит процесс реализации навыков муниципального юриста. Далее я поясню, почему.
Доступ к Excel для пользователей
Как оказалось главными проблемами стали ограничения, которые накладываются при предоставлении доступа к книге другим пользователям. Список проблем, с которыми я столкнулся, заставляет задуматься о технологии учета дел. Этот список был составлен, исходя из переданных сведений от юристов. Итак, выпишу все пункты:
Ограничение функционала Excel;
Потеря данных при выходе активного пользователя без сохранения;
Проблемы с настройками доступа в книге;
Бесперебойные конфликты доступа;
Разнесение информации по разным листам книги, что превращается, со временем, в нечитаемый вид;
Сложные для освоения требования к совместной работе с книгой.
Список не такой большой, но заставляет терять много времени на поиск и фильтрацию информации, что приводит к большим производственным потерям. Самое большое внимание уделяю ограничениям, которые не позволяют комфортно вести учет судебных дел.
Ограничение функционала Excel
Для более четкого понимания ограничения оформлены в таблице
Недопустимые действия в общей книге Возможные действия
Создание таблицы Excel Нет
Вставка или удаление группы ячеек Вставка целых строк и столбцов
Удаление листов Нет
Объединение ячеек или разделение объединенных ячеек Нет
Добавление или изменение условных форматов Существующие условные форматы при изменении значений ячейки продолжают отображаться, но их невозможно изменить или переопределить условия.
Добавление проверки данных или изменение ее параметров При вводе новых значений проверка ячеек будет продолжаться, но существующие параметры проверки данных изменить невозможно.
Создание или изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм Просмотр существующих диаграмм и отчетов возможен.
Вставка или изменение рисунков или других объектов Просмотр существующих рисунков и объектов возможен.
Вставка или изменение гиперссылок Существующие гиперссылки продолжают работать.
Использование инструментов рисования Просмотр существующих рисунков и графических объектов возможен.
Назначение, изменение или удаление паролей Существующие пароли продолжают работать.
Защита листов или книг и снятие защиты Существующая защита продолжает работать.
Создание, изменение и просмотр сценариев Нет
Группировка или структурирование данных Существующая структура продолжает работать.
Вставка автоматических подуровней Просмотр существующих подуровней возможен.
Создание таблица данных Просмотр существующих таблиц данных возможен.
Создание или изменение отчетов сводных диаграмм Просмотр существующих отчетов возможен.
Создание, запись, изменение, просмотр или назначение макросов Запуск существующих макросов, не связанных с недоступными функциями, возможен. Возможна запись действий общей книги в макрос, хранящийся в другой книге, к которой отсутствует общий доступ.
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4 Нет
Изменение или удаление формулы массива Существующие формулы массива продолжают вычисляться корректно.
Использование формы данных для добавления новых данных Использование формы данных для поиска записи возможно.
Работа с XML-данными, включая:
• импорт, обновление и экспорт XML-данных;
• добавление, переименование или удаление XML-карт;
• сопоставление ячеек с XML-элементами;
• использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные». Нет
Сравнение SIKE.Юридическая деятельность и учета дел в общей книге Excel
Исходя из всех вышеперечисленных данных, подхожу к сравнению двух методов учета судебных дел и дел исполнительного производства. Расскажу немного о нашем программном продукте. SIKE.Юридическая деятельность представляет собой комплексное решение задач правового управления по ведению претензионно-исковой работы, исполнительного производства, ведению централизованных реестров с разграничением доступа.
Основными задачами системы являются:
1. Обеспечение централизованного ведения и регламентированного доступа к реестрам учетных данных.
2. Автоматизированное формирование отчетной документации на основании реестров учетных данных.
3. Организация информационного взаимодействия в процессе взыскания задолженности между ответственными лицами.
Автоматическое формирование отчетных форм:
Информация о динамике исполнения исполнительных листов (Отчет о динамике образования и взыскания задолженности по исполнительному производству по должникам, документы по которым направлены в правовое управление комитетом по управлению имуществом и земельными отношениями);
Отчет об исполнении мировых соглашений;
Отчет по исполнительному производству;
Отчет по судебным делам;
Отчет по реестру претензий;
Отчет "Статистика по судебным делам";
Отчет о распределении денежных средств;
Перечень должников, в отношении которых ведется Исполнительное производство (перечень физических и юридических лиц, в отношении которых ведется исполнительное производство по взысканию задолженности).
Позволю себе заменить, что при данных возможностях нашей системы, имеется существенное отличие – в Excel файле теряется ряд инструментов и возможностей, которые необходимы, также сталкиваемся с проблемами при сохранении файлов и т.д.
В случае с SIKE.Юридическая деятельность мы используем вместо слова «ограничения» слово «разграничение», последнее говорит о том, что весь функционал, предоставляемый данным программным обеспечением, можно разграничить по определенным категориям пользователей. Используя SIKE.Юридическая деятельность на 99% предотвращается потеря данных за весь период использования, 1% возникает только лишь в случае непреодолимой силы.
Почему такой процент сохранности данных? Ответ на данный вопрос кроется в резервном копировании базы судебных дел пользователя. Метод резервного копирования был придуман довольно давно и пользуется большой популярностью в мире высоких технологий.
Резюмируя, хочется сказать следующее, Microsoft Office Excel предоставляет возможность использования своих таблиц в общем доступе между несколькими людьми - это факт, но накладывает ограничения на существующий функционал самого Excel. Это заставляет терять больше времени, чтобы приспособить пользователя к общему доступу к книге. SIKE.Юридическая деятельность, позволяет вести централизованный и удобный учет без риска потери данных, так же сокращает время, и соответственно, трудозатраты на учет судебных дел и дел исполнительного производства.
|
